O Arquivo do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Ceará é um dos mais ricos do estado. Ele contém a história das obras e construções de todo território cearense contada através de suas ARTs (Anotações de Responsabilidade Técnica) registradas pelos profissionais e empresas que as fizeram. Tanta riqueza recebeu uma atenção especial da atual gestão e agora esse Arquivo também estará disponível de forma digital. Um contrato celebrado com a empresa Phases Arquivos Ltda contempla a aplicação do plano de classificação, tabela de temporalidade, higienização, organização física, digitalização e gerenciamento eletrônico de documentos, de todos os documentos do arquivo do CREA-CE. O trabalho já foi iniciado e a previsão para o término gira em torno de um ano.

O trabalho dos arquivistas segue uma ordem definida em conjunto pelo Setor de Arquivo do CREA-CE e a empresa que está realizando o serviço. Segundo a bibliotecária Vânia Maria de Lima, que participa dos trabalhos pela empresa contratada, o primeiro passo é a higienização dos documentos. Muitos documentos apresentam no seu suporte metais, poeira e sujeira de insetos, por exemplo, por conta disso a higienização se torna uma etapa essencial nas atividades de Gestão Documental, considerando que essa sujeira depositada no suporte, pode causar doença aos funcionários e com o tempo são responsáveis pela degradação do suporte papel. Esse é um trabalho minucioso e muito criterioso. O objetivo primordial é limpar o documento sem danificá-lo. Para isso, os arquivistas têm que observar os detalhes da vulnerabilidade de cada folha, de cada documento. Por causa do tempo, muitas dessas folhas já apresentam desgastes e, nesse caso, é importante observar o cuidado com o manuseio. O uso dos equipamentos de proteção individual é fundamental para a realização das atividades, entre eles destaca-se o uso das luvas e da máscara. 

Nesse momento, a empresa responsável pelo trabalho está realizando a higienização e a organização dos registros profissionais. Essa é a primeira etapa do cronograma. A digitalização dos registros profissionais deve ser iniciada em setembro, que compreende os processos de conferência, preparo, captura analógica, indexação, controle de qualidade, certificação digital, captura para guarda digital e remontagem dos documentos analógicos, conforme legislação específica. Em seguida as ARTs seguem o mesmo processo para a digitalização .  

Aliada a contratação da empresa, foi instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD do CREA-CE, que possui entre as suas atribuições a análise, avaliação, classificação, seleção e destinação final de documentos do CREA-CE. Essas atividades atribuídas a CPAD em conjunto com os instrumentos arquivísticos publicados pela Portaria 398/2019, o Plano de classificação e a Tabela de Temporalidade Documental dos Conselhos Profissionais, do Arquivo Nacional permitirá a identificação dos documentos que possuem guarda permanente e aqueles que podem ser eliminados pois estão destituídos de valor. Os documentos na primeira etapa da gestão que é a triagem documental, já começam a ser identificados e separados para eliminação, contudo a eliminação, só será concretizada no final do processo de organização.

Com o Arquivo digitalizado, o Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Ceará dá mais um passo no seu processo de inovações tecnológicas e passa a oferecer a possibilidade do profissional buscar todas as obras de sua autoria pelo computador. Além de atender aos profissionais da Engenharia, Agronomia e das Geociências, o Arquivo do CREA-CE também é uma excelente fonte de pesquisa para estudantes e a população em geral.

Assessoria de Comunicação do Crea-CE